あなたはプロジェクトを進行する際に、どのようにスケジュールを作成していますか？
本記事のタイトルにあるように「スケジュール表」は、プロジェクトの実行計画を策定した後で、現実的な作業スケジュールを確認し、正しく実行していくための羅針盤のような役割を果たします。
そのため、スケジュール表がお粗末だったり、世に言うざっくりスケジュールであったりすると、羅針盤が壊れてしまっている状態であると言えます。これがスケジュール表を作成してしまったことが原因となり、のちにプロジェクト自体の遅延や失敗を招いてしまうことが多いです。
このようなことを知っているからこそ、筆者の場合は日々の業務を遂行する上で、プロジェクトのキックオフ時には必ずと言っていいほど、スケジュール表はできるだけ"日単位"で作成するように心掛けています。
そこで・・・今回の記事では、筆者がなぜプロジェクトのスケジュール表を日単位で作成すべきだと考えているのか？という点をご説明させていただきます。
プロジェクトのスケジュールを日単位で作成すべき6つの理由
１｜プロジェクトの遂行におけるToDoを整理できる
日単位のスケジュールを作成しようとすると、どのような作業が発生する可能があるのか？何を想定すべきなのか？を整理することができます。
ToDoが見えていないとプロジェクトは迷走しがちです。次に何を行うべきかを事前に整理しておき、各工程や作業に必要な日数もしくは時間を予め想定できていれば、スケジュール自体がそもそも破綻しているというような状況の回避や遅延リスクを減らすことが可能です。
２｜休日・祝日による歪みを補正できる
プロジェクトの進行を行う上で、日単位で作成しておくことができれば、前述のようにプロジェクトにおけるそもそもの破綻を未然に防いだり、スケジュール遅延などが発生するリスクなどを低減させることが可能となります。
ただし、プロジェクトのスケジュールを日単位で作成することで、他にもメリットを得ることができます。これは、土日や祝日による非作業日の存在を事前に視野に入れておくことができるためです。このような効果を筆者は勝手に休日・祝日による歪み補正と呼んでいます。
ちなみに、万が一・・・土日の稼働が必要になった場合には、このような土日の存在はプラスに働きますが、プロジェクトメンバーの私生活や負担を考えると、プロジェクトオーナーはこのような事態を極力避けたプランニングが望ましいです。またこのような事態になってしまったとすると、プロジェクトにおける健康状態が"良いとは言えない"と思います。
このように作業の波を作らずに、安定したプロジェクト推進と不足の事態が起きた時に対応できる状況を整えておくことが、クライアントの満足にもプロジェクトメンバーのモチベーション維持にも貢献してくれると筆者は考えています。
３｜スケジュール上の課題を発見しやすい
日単位のスケジュール表が作成できると、スケジュールにおける矛盾が可視化されることはもちろんですが、作業担当者から私的してもらえることで課題を発見することが可能です。
逆に、このような課題の発見が遅れてしまう場合・・・課題に対する適切な対処が遅れたり、最悪の場合にはプロジェクトの失敗や遅延を発生させてしまうことになります。
４｜プロジェクトメンバーと進捗状況を共有できる
プロジェクトを一人で管理しようとせず、成功に実行するためには、誰もが進捗状況を確認できる状況を作っておくことが大切です。このような状況になっていれば、プロジェクトメンバーによる自己管理やアサイン追加などの対応を行いやすくなります。
プロジェクト推進者の中には、タスクを一人で抱え込んでしまうようなタイプがいますが、筆者は各プロジェクトメンバーが独立し、個人の能力を最大限発揮できる環境を準備することが大切だと考えています。
５｜プロジェクトのマイルストーンを決めることができる
プロジェクト推進にあたり、スケジュール上のマイルストーンが何であるか？を事前に把握しておくことは非常に重要です。
特にクライアントワークの場合には、クライアント都合の遅れや巻き戻りなどが発生しやすい傾向があります。
何をいつまでに完了する必要があるのか？を事前に把握しておくことで、クライアントにも期日の重要性を理解もらうことができます。
６｜作業効率を求めることができる
日単位のスケジュール表を作成しておくことで、前行程・後工程などの関係している作業を整理しておくことができます。
このような関係性がスケジュール表で可視化されると、プロジェクト全体として、効率的に進められる計画を立てることができているのか？ということを俯瞰して考えることができるはずです。
おわりに
プロジェクト推進する際に、日単位のスケジュール表が有効に機能するということをご理解いただけましたか？
プロジェクトを正しくマネジメントする上ためには、このようなスケジュールの管理が本当に大切だと思うのです。
